Ile kosztuje księgowość dla JDG i od czego zależy cena?

W skrócie: księgowość jednoosobowej działalności kosztuje u nas od 149 zł netto / mies. na ryczałcie i od 199 zł netto / mies. na KPiR. To ceny najmniejszego pakietu (do 10 dokumentów miesięcznie) dla firmy zwolnionej z VAT — doliczamy do nich 23% VAT, którego zwolniony nie odliczy, więc płaci miesięcznie 183,27 zł albo 244,77 zł brutto. Czynny podatnik VAT zaczyna od 189 zł netto (ryczałt) i 249 zł netto (KPiR). Ile zapłacisz Ty, zależy od liczby dokumentów, formy opodatkowania, statusu VAT i kadr — niżej każdy z tych czynników, zakres abonamentu według umowy i pytania, które warto zadać każdemu biuru.

Cennik w jednej tabeli

Pakiet dobierasz po liczbie dokumentów w miesiącu. Każdy ma cenę dla ryczałtu i dla KPiR, w wariancie dla firmy zwolnionej z VAT i dla czynnego podatnika.

Ceny miesięczne, netto. Do każdej faktury biura doliczamy 23% VAT. W każdym pakiecie jest deklaracja ZUS DRA właściciela. Przy przedpłacie rocznej płacisz za 11 miesięcy, a obsługę prowadzimy przez 12: pakiet MINI na ryczałcie dla firmy zwolnionej z VAT kosztuje wtedy 1639 zł + VAT za 12 miesięcy zamiast 1788 zł + VAT. Aktualne stawki i kalkulator są w cenniku.

Od czego zależy cena

Liczba dokumentów i to, jak je liczymy

W kalkulatorze wpisujesz sumę faktur sprzedaży i zakupu. Umowa definiuje dokument szerzej: to także faktura korygująca, rachunek, dowód wewnętrzny, raport kasowy, raport fiskalny dobowy, dokument magazynowy i każdy inny dowód, który trzeba ująć w ewidencji (definicja dokumentu w tabeli „Parametry współpracy”).

Trzy zasady, które zmieniają wynik:

• Wyciągi bankowe na ryczałcie i KPiR się nie liczą. Pozycje wyciągu są dokumentami tylko przy pełnych księgach rachunkowych.
• Nic nie liczy się podwójnie: faktura w walucie obcej, faktura korygująca i dokument rozliczany procedurą szczególną — odwrotnym obciążeniem, WNT, WDT, importem usług albo w OSS — to jeden dokument.
• Dokument nieczytelny, zdublowany albo odrzucony liczy się raz.

Przykład: w typowym miesiącu wystawiasz 4 faktury sprzedaży, dostajesz 3 faktury zakupu, w tym jedną w euro, a na wyciągu masz 6 operacji. To 4 + 3 = 7 dokumentów — wyciąg się nie liczy, a faktura w euro to jeden dokument — czyli pakiet MINI (do 10).

Pakiet zmieniamy dopiero wtedy, gdy przekraczasz limit przez trzy kolejne miesiące: od następnego miesiąca obowiązuje pakiet odpowiadający średniej z tych miesięcy (§ 4 ust. 4 lit. e). Dokumenty ponad limit w pojedynczym miesiącu rozliczamy według stawki za dokument wpisanej w Twojej umowie, na fakturze za następny miesiąc (§ 11 ust. 2). Działa to też w drugą stronę: abonament jest należny niezależnie od liczby dokumentów, także w miesiącu bez dokumentów i w czasie zawieszenia działalności, chyba że umówimy stawkę za zawieszenie (§ 11 ust. 1).

Forma opodatkowania

Na ryczałcie prowadzimy ewidencję przychodów i wykaz środków trwałych (art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Na KPiR — podatkową księgę przychodów i rozchodów (art. 24a ust. 1 ustawy o PIT): zapisujemy w niej także koszty, a środki trwałe dostają ewidencję z odpisami amortyzacyjnymi. Więcej zapisów to więcej pracy, dlatego obsługa KPiR kosztuje w naszym cenniku więcej — w pakiecie KOMFORT 349 zł + VAT zamiast 249 zł + VAT u firmy zwolnionej z VAT.

To porównanie ceny biura, a nie podatku. Którą formę opodatkowania wybrać, to pytanie z zakresu doradztwa podatkowego, którego umowa nie obejmuje (§ 2 ust. 2).

Status VAT

Czynnemu podatnikowi prowadzimy dodatkowo ewidencje VAT zakupu i sprzedaży i wysyłamy plik JPK_V7M albo JPK_V7K (§ 3 pkt 3). Ewidencja trafia do urzędu za każdy miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następnego (art. 99 ust. 1 i art. 109 ust. 3b ustawy o VAT; przy rozliczeniu kwartalnym — art. 109 ust. 3c). Ta praca to różnica między kolumnami cennika: w pakiecie MINI 40 zł miesięcznie na ryczałcie i 50 zł na KPiR. Jeśli zarejestrujesz się jako czynny podatnik VAT w trakcie umowy, tę dopłatę doliczamy od następnego miesiąca (§ 4 ust. 4 lit. a).

Osobna sprawa to VAT na naszej fakturze — doliczamy go zawsze. Czynny podatnik co do zasady odliczy go jako podatek naliczony (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT), więc liczy się dla niego kwota netto. Firma niezarejestrowana jako podatnik VAT czynny tego prawa nie ma (art. 88 ust. 4), dlatego przy jej cenach piszemy „+ VAT”. Pakiet KOMFORT na ryczałcie to dla niej 249 zł + VAT, czyli 306,27 zł do zapłaty.

Pracownicy i zleceniobiorcy

Kadry i płace nie wchodzą w abonament (§ 4 ust. 1 lit. a). Doliczamy je od osoby:

• 25 zł netto / mies. za pracownika na umowie o pracę — naliczenie płacy, ZUS DRA i RCA, lista płac i PIT-11 w cenie,
• 18 zł netto / mies. za zleceniobiorcę,
• 20 zł netto / mies. za umowę o dzieło,
• jednorazowo 60 zł netto za zgłoszenie nowej osoby do ZUS i 40 zł netto za wyrejestrowanie.

Przykład: KPiR, czynny VAT, średnio 45 dokumentów miesięcznie, dwóch pracowników i jeden zleceniobiorca. Pakiet KOMFORT 399 zł + 2 × 25 zł + 18 zł = 467 zł netto miesięcznie. Zakres obsługi kadrowej opisujemy na stronie kadry i płace.

Transakcje zagraniczne

Same faktury zagraniczne ceny nie zmieniają (§ 4 ust. 5): faktura w walucie i dokument z procedury szczególnej to jeden dokument, a informację podsumowującą VAT-UE sporządzamy w ramach abonamentu (§ 3 pkt 13). Dopłatę dolicza dopiero rejestracja do procedury OSS albo IOSS — 50 zł netto miesięcznie, z deklaracjami (§ 4 ust. 4 lit. d). Osobno płatne są też m.in. informacje VAT-SME, VAT-8 i VAT-9M (§ 4 ust. 1 lit. e) — wyceniamy je indywidualnie: przy VAT-SME tak podaje cennik, a VAT-8 i VAT-9M w cenniku nie ma (§ 4 ust. 3).

Co obejmuje abonament

Zakres miesięcznej opłaty wymienia § 3 umowy. W granicach limitu dokumentów:

1. prowadzimy ewidencję przychodów albo KPiR (pkt 1) oraz ewidencję środków trwałych z odpisami amortyzacyjnymi (pkt 2);
2. czynnemu podatnikowi prowadzimy ewidencje VAT i wysyłamy JPK_V7M albo JPK_V7K (pkt 3);
3. wysyłamy pliki JPK w podatku dochodowym — JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_ST — w terminach z przepisów (pkt 4);
4. liczymy zaliczkę na podatek i podajemy Ci kwoty zaliczki i składek najpóźniej na 2 dni robocze przed ustawowym terminem płatności, jeśli komplet dokumentów dotarł na czas (pkt 5);
5. wysyłamy deklarację ZUS DRA właściciela (pkt 6);
6. pobieramy Twoje faktury z KSeF i ujmujemy je w ewidencjach (pkt 7);
7. odpowiadamy na pytania o Twoje księgi i rozliczenia bez dodatkowej opłaty, a na e-mail — w ciągu 24 h w dni robocze (pkt 8);
8. informujemy o istotnych zmianach przepisów (pkt 9);
9. sporządzamy i wysyłamy roczne zeznanie PIT-28, PIT-36 albo PIT-36L za każdy rok, w którym umowa trwała do 31 grudnia — także za rok, w którym zaczęliśmy w trakcie (pkt 10);
10. robimy roczne rozliczenie składki zdrowotnej i składamy wnioski o „Wakacje od ZUS” (pkt 11 i 12);
11. przy rejestracji do VAT-UE wysyłamy informacje podsumowujące VAT-UE (pkt 13).

Dwa dni robocze z § 3 pkt 5 liczymy wstecz od ustawowego terminu płatności. Zaliczkę na PIT i ryczałt płaci się do 20. dnia miesiąca po miesiącu albo kwartale, za który jest należna (art. 44 ust. 6 ustawy o PIT, art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Żeby kwota przyszła na czas, dokumenty za miesiąc przekazujesz nam do 5. dnia miesiąca następnego (§ 7 ust. 2).

Co jest płatne osobno

Paragraf 4 umowy wymienia usługi spoza abonamentu. Wybrane, które dotyczą JDG:

Wystawianie faktur w KSeF zaznaczasz w umowie: robisz to sam albo zlecasz nam jako usługę dodatkową.

Jak może zmienić się cena w trakcie umowy

• Zmiana w firmie (§ 4 ust. 4 i 5, § 11 ust. 10): wynagrodzenie zmienia się bez aneksu, od pierwszego dnia następnego miesiąca, tylko w pięciu przypadkach — rejestracja jako czynny podatnik VAT, zmiana formy opodatkowania, zatrudnienie pracownika albo zleceniobiorcy, rejestracja do OSS albo IOSS i przekroczenie limitu dokumentów przez trzy kolejne miesiące. Faktury zagraniczne ceny nie zmieniają. O nowej kwocie informujemy niezwłocznie; jeśli jej nie akceptujesz, możesz wypowiedzieć umowę w ciągu 14 dni.
• Waloryzacja 1 marca (§ 11 ust. 8): stawka rośnie o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, ogłoszony przez Prezesa GUS za poprzedni rok. Gdy ceny nie wzrosły, wynagrodzenie się nie zmienia. O waloryzacji informujemy co najmniej 30 dni wcześniej, a w pierwszych 12 miesiącach umowy i przez 12 miesięcy od zmiany stawki z § 11 ust. 9 jej nie ma. Jeśli jej nie akceptujesz, możesz wypowiedzieć umowę w ciągu 14 dni — do końca płacisz dotychczasową stawkę (§ 11 ust. 10).
• Inna zmiana stawki (§ 11 ust. 9): nie częściej niż raz na 12 miesięcy, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.
• Cennik usług dodatkowych (§ 12 ust. 4 i 5): zmiana nie częściej niż raz na 6 miesięcy, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; nie zmienia abonamentu ani usług już zleconych.
• Wypowiedzenie (§ 17 ust. 2): jeden miesiąc, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego; wystarczy e-mail. Jak przenieść księgi do innego biura bez luki w rozliczeniach, opisujemy w tekście o zmianie biura rachunkowego w trakcie roku.

Pytania do każdego biura przed podpisaniem umowy

Nie opisujemy, jak liczą inne biura. Zadaj te pytania każdemu, z kim rozmawiasz — także nam — i porównuj odpowiedzi z treścią umowy, a nie z rozmową.

Sprawdź u siebie

Kalkulator w cenniku dobiera pakiet do liczby dokumentów, formy opodatkowania i statusu VAT, a potem dolicza kadry: Sprawdź cenę. Zakres obsługi opisują strony księgowość JDG i ryczałt.

Podstawa prawna

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.) — art. 24a ust. 1, art. 44 ust. 6
• Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.) — art. 15 ust. 1, art. 21 ust. 1 i 1a
• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.) — art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 4, art. 99 ust. 1, art. 109 ust. 3b i 3c
• Umowa o świadczenie usług księgowych NASZKIEWICZ, wzorzec 2026.8 — Parametry współpracy, § 2 ust. 2, § 3, § 4, § 7 ust. 2, § 11, § 12, § 17 ust. 2; cennik, stan na 5 października 2026 r.

Stan prawny i ceny na 5 października 2026 r. Następny przegląd: luty 2027 r., przed waloryzacją 1 marca. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.