KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura dostaje w nim numer KSeF, a polska firma z numerem NIP co do zasady odbiera ją w systemie, nie e-mailem. Faktury z KSeF pobieramy i księgujemy w abonamencie, a swoją fakturę wystawisz w panelu klienta.
Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane wystawia się i odbiera w KSeF — nabywca nie musi się na to zgadzać ani ich akceptować. Fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu, w którym KSeF nada jej numer. Od tego dnia wystawiać w KSeF musiały firmy, których sprzedaż z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
Podstawa: art. 106gb ust. 1, art. 106na ust. 3 i art. 145l ustawy o VAT
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął co do zasady pozostałych podatników, bez względu na formę prawną: także jednoosobowe działalności i firmy zwolnione z VAT, kiedy wystawiają fakturę. Najmniejszym ustawa dała jeszcze limit do końca 2026 r. (karta obok).
Podstawa: art. 106ga ust. 1, art. 145l i art. 145m ustawy o VAT
Do końca 2026 r. fakturę możesz wystawić poza KSeF, jeśli sprzedaż z VAT udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Prawo to tracisz od faktury, którą przekroczysz limit. Do tej daty poza KSeF mogą też zostać faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł uznane za faktury. Od 1 stycznia 2027 r. oba wyjątki wygasają.
Podstawa: art. 145m i art. 145n ustawy o VAT
Ustawa przewiduje od 1 stycznia 2027 r. karę za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi albo nieprzesłaną do KSeF w terminie: do 100% VAT z tej faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało odroczenie kar do 31 grudnia 2027 r. Wymaga to zmiany ustawy — do 15 października 2026 r. jej projekt nie trafił do Sejmu. Odroczenie kar nie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Podstawa: art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT; komunikat Ministerstwa Finansów z 16.09.2026
Stan prawny na 15 października 2026. Liczby są informacją o przepisach, nie poradą podatkową — w sprawach wymagających opinii współpracujemy z doradcą podatkowym.
Kto wystawia faktury sprzedaży w KSeF — Ty czy biuro — zapisujemy w Parametrach współpracy umowy. Pobieranie faktur i księgowanie jest po naszej stronie w każdym wariancie.
Do 31 grudnia 2026 r. faktura z kasy rejestrującej i paragon z NIP do 450 zł mogą zostać poza KSeF. Takie dokumenty wgrywasz do panelu albo wysyłasz e-mailem — tak jak dotąd.
Sprzedawca bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, więc jego faktury zwykle przychodzą e-mailem. Przekazujesz je nam w panelu.
Faktura dla osoby nieprowadzącej działalności nie musi trafiać do KSeF, choć można ją tam wystawić. Jeśli wystawiasz ją poza panelem, prześlij nam kopię.
Dokumenty, których nie ma w KSeF, przekazujesz elektronicznie: w panelu albo na biuro@naszkiewicz.com.pl (§ 6 ust. 3 lit. c i § 7 umowy).
Fakturę wystawioną poza systemem w jednym z tych trybów trzeba potem przesłać do KSeF, chyba że chodzi o awarię całkowitą. Jeśli zanim dostanie numer KSeF, przekazujesz ją albo potwierdzenie transakcji poza KSeF, dokument ma mieć dwa kody QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”); do drugiego potrzebny jest wcześniej pobrany certyfikat KSeF. Po nadaniu numeru wystarczy jeden kod z numerem KSeF.
| Tryb | Kiedy | Przesłanie do KSeF |
|---|---|---|
| Offline24Z wyboru wystawcy, np. przy chwilowym braku internetu. | Z wyboru wystawcy, np. przy chwilowym braku internetu. | Najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. |
| Niedostępność KSeFNiedostępność ogłoszona przez Ministerstwo Finansów w BIP. | Niedostępność ogłoszona przez Ministerstwo Finansów w BIP. | Najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu. |
| Awaria KSeFKomunikat o awarii w BIP Ministerstwa Finansów i w oprogramowaniu interfejsowym. | Komunikat o awarii w BIP Ministerstwa Finansów i w oprogramowaniu interfejsowym. | W ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. |
| Awaria całkowitaKomunikat o awarii ogłoszony w środkach społecznego przekazu. | Komunikat o awarii ogłoszony w środkach społecznego przekazu. | Faktura papierowa albo elektroniczna; do KSeF się jej nie przesyła. |
Podstawa: art. 106nda, 106ne, 106nf, 106ng i 106nh ustawy o VAT.
Panel nie obsługuje trybów offline. Gdy KSeF nie odpowiada, faktury z panelu nie wyślesz — spróbujesz ponownie, kiedy system wróci. Jeśli fakturę trzeba wystawić od razu, napisz do nas; odpowiadamy w ciągu 24 h w dni robocze.
Data przesłania faktury do KSeF, nadany numer i dostępność systemu są poza kontrolą biura. Biuro nie odpowiada za skutki niedostępności, awarii i przerw technicznych KSeF (§ 6 ust. 4 umowy).
Wejdź na ap.ksef.mf.gov.pl. Przy JDG zalogujesz się przez login.gov.pl (profil zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna, e-dowód) albo podpisem kwalifikowanym. Spółka loguje się pieczęcią kwalifikowaną albo przez osobę wskazaną w zawiadomieniu ZAW-FA.
Wybierz „Nadaj uprawnienie”, a jako rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”. Wpisz NIP biura 7481590271 i jego pełną nazwę z umowy. Zaznacz „przeglądanie faktur” (a „wystawianie faktur” tylko wtedy, gdy zlecasz nam wystawianie) i przy nich „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia” — wtedy dostęp do Twoich faktur mogą dostać nasi pracownicy.
W „Generuj token” zaznacz wystawianie i przeglądanie faktur. Token zobaczysz tylko raz — skopiuj go i wklej w panelu klienta, w zakładce KSeF („Podłącz i zweryfikuj”). Zamiast tokena możesz w panelu zalogować się podpisem kwalifikowanym.
Uprawnienia nadajesz w ciągu 7 dni od zawarcia umowy. Każdą zmianę uprawnień, tokenów i certyfikatów KSeF zgłaszasz nam wcześniej (§ 6 ust. 5 umowy), a po zakończeniu współpracy odbierasz biuru uprawnienia w ciągu 7 dni.
Tak. Pobieranie faktur sprzedaży i zakupu z KSeF i ujmowanie ich w ewidencjach to część abonamentu (§ 3 pkt 7 umowy). Faktury zakupowe pobieramy co najmniej raz w tygodniu i po zakończeniu miesiąca (§ 6 ust. 3 lit. b). Każda faktura liczy się jako jeden dokument w limicie pakietu.
Tak, jeśli wystawiasz fakturę — obowiązek dotyczy co do zasady podatników czynnych i zwolnionych, bez względu na formę prawną. Do 31 grudnia 2026 r. możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli sprzedaż z VAT na nich w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek wygasa.
Tak, jako usługę dodatkową (§ 4 ust. 1 lit. h umowy): na osobne zlecenie i według wyceny, którą akceptujesz e-mailem. Biuro potrzebuje wtedy uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF. W abonamencie fakturę wystawiasz sam, np. w panelu klienta.
Fakturę dla osoby prywatnej możesz wystawić w KSeF, ale nie musisz. Fakturę dla firmy z zagranicy wystawiasz w KSeF, a klientowi przekazujesz ją w uzgodniony sposób, np. jako PDF. Faktura przekazana poza KSeF musi być oznaczona kodem QR prowadzącym do niej w KSeF. Faktury od zagranicznych dostawców bez siedziby w Polsce zwykle przychodzą poza KSeF — przekaż je nam w panelu albo e-mailem.
Według ustawy od 1 stycznia 2027 r.: do 100% VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało odroczenie kar do 31 grudnia 2027 r., ale wymaga to zmiany ustawy, której projekt do 15 października 2026 r. nie trafił do Sejmu. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian.
Przepisy przewidują tryb offline24 i tryby na czas niedostępności lub awarii KSeF. Fakturę wystawioną w ten sposób przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu (offline24) albo po zakończeniu niedostępności, a po awarii ogłoszonej w BIP — w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. Faktur z awarii ogłoszonej w mediach (awaria całkowita) do KSeF się nie przesyła. Panel klienta trybów offline nie obsługuje. Za skutki niedostępności i awarii KSeF biuro nie odpowiada (§ 6 ust. 4 umowy).
Powiesz, jak dziś wystawiasz faktury i ile ich masz. Po rozmowie wiesz, co w KSeF robisz sam, co robimy my i ile kosztuje pakiet dla Twojej firmy.
Po wysłaniu formularza odzywamy się w ciągu 24 h w dni robocze i umawiamy bezpłatną rozmowę (30 min, online).
Kalkulatory prowadzi nasz partner CUK Ubezpieczenia — składkę widzisz od razu, polisę kupujesz online. Jeśli jest kosztem firmy, ujmiemy ją w księgach.
Wszystkie kalkulatoryŚwiadczymy usługi księgowe (prowadzenie ksiąg, ewidencji i sporządzanie deklaracji na podstawie danych Klienta). Nie świadczymy doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym. W sprawach wymagających porady podatkowej współpracujemy z doradcą podatkowym.
