NASZKIEWICZ.Biuro rachunkowe

Poradnik · 10 min czytania

Faktura do paragonu od 2027 r.: co się zmienia, gdy klient poda NIP?

· 19 października 2026
Dłonie trzymające przenośną kasę z wysuwającym się paragonem nad drewnianym stołem, obok otwarta kasetka na pieniądze i rolki papieru do kasy

Kogo dotyczy ten tekst?

Sprzedawców z kasą rejestrującą — sklepów, stacji paliw, gastronomii, warsztatów, taksówek i gabinetów — oraz firm, które kupują na paragon: paliwo, drobne materiały, posiłki w podróży służbowej. Pozostałe zmiany w KSeF od 1 stycznia 2027 r. opisujemy w tekście KSeF od 1 stycznia 2027; tu zajmujemy się tylko kasą i paragonem.

Co działa do 31 grudnia 2026 r.?

Do końca 2026 r. przy kasie działają dwa wyjątki od KSeF (art. 145n ust. 1 ustawy o VAT):

  • paragon z NIP do 450 zł albo 100 euro jest fakturą uproszczoną (art. 106e ust. 5 pkt 3) i nie trafia do KSeF;
  • faktura z kasy rejestrującej, papierowa albo elektroniczna, na dowolną kwotę, też powstaje poza KSeF; rozporządzenie o kasach pozwala ją wystawić „zamiast paragonu fiskalnego” (§ 6 ust. 1 pkt 1).

Według Ministerstwa Finansów faktur z kasy i paragonów z NIP nie wliczasz do limitu 10 000 zł brutto miesięcznie z art. 145m. Liczy się data wystawienia: paragon z NIP wydany 31 grudnia 2026 r. (czwartek) pozostaje fakturą uproszczoną, nawet jeśli księgowość ujmie go w styczniu.

Co się zmienia w fakturze do paragonu w 2027 r.?

Od 1 stycznia 2027 r. oba wyjątki wygasają:

  1. Paragon z NIP nie jest już fakturą. Zostaje dowodem sprzedaży z kasy i warunkiem wystawienia faktury, ale fakturą dla firmy jest dokument w KSeF (art. 106ga ust. 1).
  2. Kasa nie drukuje faktur. Kasa ma wydać „paragon fiskalny z każdej sprzedaży” — z art. 111 ust. 3a pkt 1 znikają wyrazy „lub fakturę”. Ministerstwo Finansów: jeśli od 2027 r. do transakcji z kasy online będzie wystawiana faktura dla podatnika, „to będzie musiała ona zostać wystawiona w KSeF”.
  3. Faktura uproszczona do 450 zł zostaje — w KSeF. Art. 106e ust. 5 pkt 3 nadal pozwala pominąć przy takiej kwocie m.in. nazwę i adres nabywcy. W KSeF to faktura oznaczona „UPR”, na której z danych nabywcy wystarczy NIP. Aplikacja Podatnika KSeF takiej faktury nie wystawi — potrzebny jest program, który ją obsługuje (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.10).

Faktury do paragonów dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4); możesz je tam wystawić dobrowolnie.

Czy paragon z NIP do 450 zł w 2027 r. wystarczy?

Nie jako faktura. Firma, która od stycznia kupuje na paragon z NIP, potrzebuje do niego faktury w KSeF — dostanie ją na swój NIP w systemie. Pracownik, który robi zakupy dla firmy, może otrzymać fakturę z numerem KSeF poza systemem, oznaczoną kodem QR, a jego dane sprzedawca może wpisać w fakturze jako „Pracownik” (Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, MF).

Które zasady faktury do paragonu się nie zmieniają?

  • NIP na paragonie. Do sprzedaży z kasy fakturę na rzecz podatnika wystawia się „wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer”, którym nabywca posługuje się w VAT (art. 106b ust. 5). NIP podajesz więc przy kasie, zanim paragon zostanie wydrukowany.
  • Sankcja 100% po obu stronach. Sprzedawcy, który wystawi fakturę do paragonu bez NIP, urząd ustala dodatkowe zobowiązanie równe 100% VAT z tej faktury (art. 106b ust. 6). Taka sama sankcja grozi czynnemu podatnikowi VAT, który ujmie taką fakturę w swojej ewidencji (art. 109a). Osobie fizycznej, która za ten sam czyn odpowiada karnie skarbowo, zobowiązania się nie ustala.
  • Wyjątek dla taksówek. Ust. 5 i 6 nie dotyczą usług taksówek osobowych (art. 106b ust. 7), więc taksówkarz może wystawić fakturę do paragonu bez NIP. Wyjątek nie obejmuje wynajmu samochodu osobowego z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0). Art. 109a, dotyczący nabywcy, takiego wyjątku nie zawiera — jadąc służbowo, najprościej podać NIP przed wydrukiem paragonu.
  • Terminy. Gdy kupuje firma, obowiązek faktury wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1, a fakturę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży (art. 106i ust. 1). Osoba prywatna może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży (art. 106b ust. 3 pkt 1). Ten sam 3-miesięczny termin dotyczy sprzedaży zwolnionej z VAT — także dla firmy (art. 106b ust. 3 pkt 2).

Jak wystawić fakturę do paragonu w KSeF?

  1. Klient podaje NIP przed wydrukiem paragonu i dostaje paragon z NIP.
  2. Fakturę wystawiasz w KSeF — w programie sprzedażowym zintegrowanym z KSeF, w Aplikacji Podatnika KSeF albo w Aplikacji mobilnej KSeF. Nabywca znajdzie ją w KSeF pod swoim NIP-em.
  3. Gdy klient czeka przy kasie, a faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, możesz mu wydać dobrowolne „potwierdzenie transakcji” z kodami QR (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.6). Wydruk albo PDF faktury z numerem KSeF musi mieć kod QR (art. 106gb ust. 5).
  4. W dokumentacji zostawiasz numer paragonu i numer unikatowy kasy albo sam paragon w postaci papierowej (art. 106h ust. 1). Ustawa nie wymaga numeru paragonu na fakturze, a struktura FA(3) nie ma na niego osobnego pola — możesz go wpisać w dodatkowym opisie.
  5. Oznaczasz fakturę znacznikiem FP — w strukturze FA(3) to „Faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy”. Czynny podatnik VAT ujmuje taką fakturę w ewidencji w okresie jej wystawienia, ale nie zwiększa ona sprzedaży, bo ta jest już w raporcie z kasy (art. 109 ust. 3d).

Sprzedaży dla firmy nie musisz ewidencjonować na kasie — obowiązek z art. 111 ust. 1 dotyczy sprzedaży dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych. Gdy klient od razu mówi, że kupuje na firmę, wystarczy faktura w KSeF; jeśli sprzedaż przeszła przez kasę, obowiązują zasady faktury do paragonu.

Co z fakturami z kasy fiskalnej i rozporządzeniem o kasach?

Zmianę przesądza ustawa: art. 111 ust. 3a pkt 1 w brzmieniu od 1 stycznia 2027 r. (ustawa z 16 czerwca 2023 r., art. 1 pkt 30 i art. 23 pkt 4). Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2025 r. poz. 845) nadal mówi w § 6 ust. 1 pkt 1, że zamiast paragonu można wystawić fakturę przy użyciu kasy. Projekt zmiany, który usuwa tę możliwość od 1 stycznia 2027 r., Ministerstwo Finansów opublikowało w Rządowym Centrum Legislacji w czerwcu 2026 r. (nr 12411852); do 17 października 2026 r. zmiany nie ogłoszono w Dzienniku Ustaw. Brzmienie rozporządzenia nie jest więc jeszcze przesądzone, ale faktura dla firmy powstaje w KSeF na podstawie ustawy.

Co to oznacza w taksówce, gabinecie, sklepie i e-commerce?

  • Taksówka. Pasażer firmowy dostaje paragon z kasy, a od 2027 r. fakturę w KSeF; wyjątek z art. 106b ust. 7 pozwala wystawić ją także do paragonu bez NIP. Więcej o rozliczeniach kierowców: księgowość taxi.
  • Gabinet lekarski, stomatologiczny, fizjoterapia. Pacjent prywatny może dostać fakturę poza KSeF. Firma, np. pracodawca płacący za badania pracownika, dostaje fakturę w KSeF — od 2027 r. bez furtek z art. 145m i 145n (limit 10 000 zł, faktura z kasy); przy usługach zwolnionych z VAT wystawiasz ją na żądanie (art. 106b ust. 3 pkt 2). Zobacz księgowość dla lekarzy.
  • Sklep i stacja paliw. Paragon z NIP za paliwo czy drobne zakupy od stycznia nie wystarczy — klient firmowy dostaje fakturę w KSeF. Ile VAT odliczysz z faktury za paliwo do auta w firmie, opisujemy w tekście Samochód w firmie: 20, 75 czy 100 procent.
  • Sklep internetowy. Faktura dla firmy powstaje w KSeF; jeśli zamówienie zaewidencjonowałeś na kasie, stosujesz te same zasady co przy kasie stacjonarnej. Zobacz księgowość e-commerce.

Co zrobić krok po kroku?

  1. Sprzedawco: do grudnia sprawdź z dostawcą kasy i programu sprzedażowego, jak od 1 stycznia 2027 r. wystawisz fakturę do paragonu w KSeF i czy program obsługuje znacznik FP oraz faktury „UPR”.
  2. Ustal zasadę przy kasie: NIP przed paragonem; bez NIP na paragonie nie ma faktury dla firmy (poza taksówkami).
  3. Nadaj uprawnienia w KSeF osobom, które będą wystawiać faktury.
  4. Ostatnie faktury z kasy i paragony z NIP jako faktury wystawisz 31 grudnia 2026 r.
  5. Kupujący na firmę: od stycznia podawaj NIP przed wydrukiem paragonu i proś o fakturę — przyjdzie przez KSeF na Twój NIP.
  6. Nie ujmuj w ewidencji faktury do paragonu, na którym nie ma Twojego NIP-u (art. 109a).

Podstawa prawna

  • Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.): art. 106b ust. 1, 3 i 5–7, art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 106ga, art. 106gb ust. 5, art. 106h ust. 1, art. 106i ust. 1 i 6, art. 109 ust. 3d, art. 109a, art. 111 ust. 1 i 3a, art. 145m, art. 145n.
  • Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598 ze zm.): art. 1 pkt 30, art. 23 pkt 4; ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1203).
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 845): § 6 ust. 1 pkt 1.
  • Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II (sierpień 2026 r.), pkt 1.6.6 i 2.10; „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” na ksef.podatki.gov.pl; struktura logiczna FA(3).

Sprawdź u siebie

Jeśli prowadzimy Twoją księgowość, faktury sprzedażowe i zakupowe pobieramy z KSeF i ujmujemy w ewidencjach w ramach abonamentu (§ 3 pkt 7 umowy). Paragony z NIP i faktury z kas z 2026 r. przekazujesz nam jako dokumenty spoza KSeF (§ 6 ust. 3 lit. c), a raport dobowy z kasy liczy się w umowie jako jeden dokument. Jak pracujemy z KSeF, opisuje strona KSeF w JDG i małej firmie. Abonament: ryczałt od 149 zł netto / mies., KPiR od 199 zł netto / mies. — Sprawdź cenę.

Najczęstsze pytania

Czy od 2027 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną? Nie. Paragony z NIP uznane za faktury można wystawiać tylko do 31 grudnia 2026 r. (art. 145n ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT). Od 1 stycznia 2027 r. firma dostaje do paragonu z NIP fakturę w KSeF.

Czy można wystawić fakturę do paragonu bez NIP? Firmie nie: paragon musi zawierać NIP nabywcy (art. 106b ust. 5), a za naruszenie grozi sprzedawcy i nabywcy zobowiązanie równe 100% VAT z faktury. Wyjątek dotyczy sprzedawcy usług taksówek osobowych (art. 106b ust. 7); przepis o sankcji dla nabywcy (art. 109a) takiego wyjątku nie ma. Osobie prywatnej fakturę do paragonu bez NIP wystawisz.

Czy kasa fiskalna online wystawi od 2027 r. fakturę? Nie. Od 1 stycznia 2027 r. art. 111 ust. 3a pkt 1 przewiduje z kasy tylko paragon fiskalny, a fakturę dla firmy wystawia się w KSeF. Zmiana rozporządzenia o kasach, która ma to uwzględnić, do 17 października 2026 r. nie została ogłoszona.

Do kiedy trzeba wystawić fakturę do paragonu? Firmie najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży (art. 106i ust. 1). Osoba prywatna może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży (art. 106b ust. 3), a jeśli zgłosi żądanie po miesiącu sprzedaży, dostaje fakturę najpóźniej 15. dnia od żądania (art. 106i ust. 6).

Co z paragonem z NIP do 450 zł z grudnia 2026 r., zaksięgowanym w styczniu? Pozostaje fakturą uproszczoną, bo decyduje data wystawienia (art. 145n ust. 1). Jeśli do grudniowej sprzedaży faktura powstaje dopiero w styczniu 2027 r. (np. gdy paragon z NIP był na kwotę powyżej 450 zł), trzeba ją wystawić w KSeF.

Stan prawny na 17 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.

← Wszystkie artykuły