Samochód w firmie: kiedy do kosztów wchodzi 20, 75, a kiedy 100 procent wydatków?

W skrócie: to, jaką część wydatków na samochód osobowy zaliczysz do kosztów, zależy od dwóch pytań: czy auto jest składnikiem majątku firmy i czy używasz go wyłącznie w działalności. Samochód prywatny spoza majątku firmy daje 20% (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT), samochód firmowy, leasingowany lub wynajęty, ale używany także prywatnie — 75% (art. 23 ust. 1 pkt 46a), a ten sam samochód używany wyłącznie w działalności, co potwierdza ewidencja przebiegu — 100%. Niezależnie od tego działają limity wartości: przy aucie z silnikiem spalinowym o emisji CO2 co najmniej 50 g/km, wprowadzonym do ewidencji środków trwałych od 1 stycznia 2026 r., odpisy amortyzacyjne są kosztem tylko w części przypadającej na 100 000 zł jego wartości.

Kogo to dotyczy

Progi 20, 75 i 100% dotyczą przedsiębiorców, którzy rozliczają PIT na skali albo podatkiem liniowym, czyli zaliczają wydatki do kosztów. Na ryczałcie podatek pobiera się „bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania” (art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym), więc te progi Cię nie obejmują. Zasady VAT opisane niżej obowiązują każdego czynnego podatnika VAT, bez względu na formę opodatkowania dochodu.

Chodzi o samochód osobowy w rozumieniu ustawy o PIT: pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób z kierowcą (art. 5a pkt 19a). Poza definicją są m.in. auta z jednym rzędem siedzeń oddzielonym ścianą lub trwałą przegrodą od części ładunkowej (podrodzaj wielozadaniowy albo van) i niektóre pojazdy specjalne.

Jeśli jeździsz w przewozie osób, zasady są te same; o tym, co jeszcze rozlicza kierowca, piszemy na stronie księgowości dla kierowców taxi i aplikacji.

Trzy progi w PIT

20%. Ustawa nie uzależnia tej stawki od liczby kilometrów przejechanych służbowo — ewidencja przebiegu jej nie podnosi, a według biznes.gov.pl przy takim aucie ewidencji prowadzić nie musisz.

75%. Dotyczy każdego samochodu osobowego „innego niż określony w pkt 46” — np. firmowego, leasingowanego albo wynajętego — jeżeli jest wykorzystywany „również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą”. Gdy rata leasingu lub najmu obejmuje koszty eksploatacji, ograniczenie 75% stosuje się do tej części opłaty (art. 23 ust. 3b).

100%. Pełny koszt wynika z tego, że warunek z pkt 46a nie jest spełniony — auto nie służy celom prywatnym. Ustawa o PIT wiąże to z ustawą o VAT: jeżeli nie prowadzisz ewidencji przebiegu z art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, uznaje się, że samochód jest używany także prywatnie (art. 23 ust. 5f). Ta reguła nie działa, gdy ustawa o VAT nie nakłada na Ciebie obowiązku ewidencji — chyba że brak obowiązku wynika z tego, że odliczasz 50% VAT (art. 23 ust. 5g).

Do wydatków objętych limitami 20% i 75% dolicza się VAT, którego nie możesz odliczyć (art. 23 ust. 5a). Widać to w przykładzie niżej.

Co znaczy „wyłącznie do działalności”

W VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi odliczasz 50% podatku (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Chodzi o zakup, leasing lub najem auta oraz o paliwo, naprawy, konserwację i inne wydatki na eksploatację (ust. 2), a pojazd samochodowy to w ustawie o VAT pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony (art. 2 pkt 34).

Limit 50% nie obowiązuje, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a). Ustawa uznaje tak, jeżeli sposób używania — określony zwłaszcza w ustalonych przez Ciebie zasadach i potwierdzony ewidencją przebiegu — wyklucza użycie prywatne (ust. 4 pkt 1). W praktyce oznacza to trzy elementy:

1. Zasady używania pojazdu, czyli wewnętrzny regulamin, który wyklucza użycie do celów prywatnych.
2. Ewidencja przebiegu prowadzona od pierwszego dnia wykorzystywania auta wyłącznie w działalności (ust. 6). Zawiera m.in. numer rejestracyjny, dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji, stan licznika na początek, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na zakończenie, a przy każdym wyjeździe: kolejny numer wpisu, datę i cel, trasę „skąd–dokąd”, liczbę kilometrów oraz imię i nazwisko kierowcy (ust. 7).
3. Informacja VAT-26 złożona w urzędzie skarbowym do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiesz pierwszy wydatek związany z pojazdem, nie później niż w dniu przesłania ewidencji VAT (ust. 12). Biznes.gov.pl wskazuje, że pierwszym wydatkiem może być już zaliczka na zakup albo na leasing.

Konsekwencje zapisano wprost:

• VAT-26 po terminie — auto uznaje się za wykorzystywane wyłącznie w działalności dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożysz informację (art. 86a ust. 13). Za wcześniejszy okres VAT odliczasz w wysokości 50%.
• Zmiana sposobu używania — aktualizację VAT-26 składasz najpóźniej do końca miesiąca, w którym zmiana nastąpiła (art. 86a ust. 14). Według biznes.gov.pl dotyczy to także sprzedaży auta i zmiany numeru rejestracyjnego.
• Brak limitu 75% niezgodnie ze stanem faktycznym — jeśli okaże się, że auto służyło także celom prywatnym, ograniczenie stosuje się od dnia rozpoczęcia używania samochodu (art. 23 ust. 5h ustawy o PIT).

Przykład: te same wydatki w trzech wariantach

Jesteś czynnym podatnikiem VAT i rozliczasz się na skali. W miesiącu płacisz za paliwo i przegląd 1 000 zł netto plus 230 zł VAT, razem 1 230 zł.

W skali roku, przy takich samych wydatkach co miesiąc, do kosztów trafia odpowiednio 2 676 zł, 10 035 zł i 12 000 zł, a odliczony VAT wynosi 1 380 zł, 1 380 zł i 2 760 zł. Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, nie odliczasz podatku i limit liczysz od kwoty brutto: 20% z 1 230 zł to 246 zł, a 75% — 922,50 zł.

Limity wartości: amortyzacja, leasing, ubezpieczenie

Niezależnie od progów 20/75/100% ustawa ogranicza koszty związane z wartością samochodu.

Amortyzacja (art. 23 ust. 1 pkt 4). Odpisy są kosztem tylko od tej części wartości auta, która nie przekracza:

• 225 000 zł — samochód elektryczny albo napędzany wodorem,
• 150 000 zł — samochód z silnikiem spalinowym (także hybryda) o emisji CO2 poniżej 50 g/km,
• 100 000 zł — samochód z silnikiem spalinowym o emisji CO2 równej lub wyższej niż 50 g/km.

Emisję ustala się na podstawie danych z centralnej ewidencji pojazdów. Podział według emisji obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. (ustawa z 2 grudnia 2021 r., Dz.U. 2021 poz. 2269); wcześniej dla aut innych niż elektryczne i wodorowe limit wynosił 150 000 zł. Do samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed tą datą stosuje się przepisy dotychczasowe (art. 30 tej ustawy). Przepis przejściowy nie wspomina o umowach leasingu.

Leasing i najem (art. 23 ust. 1 pkt 47a). Gdy samochód jest droższy niż limit, opłaty, z wyjątkiem składek na ubezpieczenie, są kosztem w takiej proporcji, w jakiej 150 000 zł albo 100 000 zł (według emisji) pozostaje do wartości samochodu. W leasingu limit dotyczy tylko części raty, która spłaca wartość auta (ust. 5c). Dla auta elektrycznego lub wodorowego limit wynosi 225 000 zł (ust. 5e).

Ubezpieczenie (art. 23 ust. 1 pkt 47). Gdy wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia przekracza 150 000 zł, składki są kosztem w proporcji 150 000 zł do tej wartości — ten przepis nie dzieli aut według emisji. Przy aucie prywatnym spoza majątku firmy składki wchodzą do limitu 20% z pkt 46.

Na liczbach: przy samochodzie o wartości 200 000 zł i emisji co najmniej 50 g/km kosztem może być najwyżej 100 000 / 200 000 = 50% każdego odpisu albo części kapitałowej raty leasingu. Przy emisji poniżej 50 g/km — 150 000 / 200 000 = 75%. Składka AC przy wartości ubezpieczeniowej 200 000 zł wchodzi do kosztów najwyżej w 150 000 / 200 000 = 75%.

Do czego służy oświadczenie z generatora

Na stronie oświadczenia o używaniu prywatnego auta przygotujesz bez rejestracji dokument PDF o wykorzystywaniu prywatnego samochodu w działalności: dane firmy pobierzesz z rejestru GUS po NIP, dopiszesz dane auta, datę, od której służy działalności, i — jeśli chcesz — zakres używania, np. dojazdy do klientów. Do wyboru są dwa warianty:

• użytek mieszany — oświadczasz, że auto jest Twoją własnością prywatną i używasz go firmowo i prywatnie, z powołaniem 20% kosztów (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT) i 50% VAT (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT), o ile jesteś czynnym podatnikiem VAT;
• wyłącznie firmowo — oświadczasz, że auto służy tylko działalności, że prowadzisz ewidencję przebiegu (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT) i że złożyłeś albo złożysz VAT-26.

Oświadczenie dokumentuje, od kiedy i jak auto służy firmie, i zostaje w Twojej dokumentacji. Nie jest formularzem urzędowym: nie zastępuje VAT-26 ani ewidencji przebiegu i nie rozstrzyga, ile możesz odliczyć. Pamiętaj też, że wariant „wyłącznie firmowo” opisuje warunki z ustawy o VAT — w PIT samochód, który nie jest składnikiem majątku firmy, zostaje przy 20% z pkt 46.

Co zrobić krok po kroku

1. Ustal, czy auto jest składnikiem majątku firmy, jest w leasingu lub najmie, czy jest Twoje prywatne spoza majątku firmy.
2. Ustal, czy służy także celom prywatnym, czy wyłącznie działalności.
3. Przy użytku wyłącznie firmowym ustal zasady używania, prowadź ewidencję przebiegu od pierwszego dnia i złóż VAT-26 do 25. dnia miesiąca po pierwszym wydatku.
4. Przy każdej zmianie sposobu używania złóż aktualizację VAT-26 do końca miesiąca.
5. Przy zakupie lub leasingu sprawdź emisję CO2 auta — od niej zależy limit 100 000 albo 150 000 zł.
6. Jeśli auto jest Twoje prywatne, przygotuj oświadczenie w generatorze i przekaż je księgowemu z resztą dokumentów auta.

Sprawdź u siebie

Wygeneruj oświadczenie o używaniu auta i dołącz je do dokumentów samochodu. Jeśli rozliczasz podróż służbową autem, kalkulator delegacji stosuje te same progi 20, 75 i 100%, a bilety rozlicza bez limitu. Wybór między zakupem, leasingiem a autem prywatnym to decyzja podatkowa — przy niej pomoże doradca podatkowy. Jak prowadzimy KPiR dla jednoosobowych firm, opisujemy na stronie księgowości JDG.

Podstawa prawna

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592) — art. 5a pkt 19a, art. 23 ust. 1 pkt 4, 46, 46a, 47 i 47a, art. 23 ust. 3b, 5a i 5c–5h
• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1263) — art. 2 pkt 34, art. 86a ust. 1–4, 6, 7 i 12–14
• Ustawa z 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2269) — art. 30 i art. 41 pkt 4
• Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 28 września 2021 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1790) — wzór VAT-26
• Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 843) — art. 12 ust. 2
• Biznes.gov.pl: strony o informacji VAT-26 i o ewidencjach w przedsiębiorstwie

Stan prawny na 5 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.