KSeF zwolniony z VAT: faktury od 2027 r. i limit 10 000 zł

Kogo dotyczy ten tekst?

Jednoosobowej działalności, która nie nalicza VAT, bo:

korzysta ze zwolnienia podmiotowego — sprzedaż bez podatku nie przekroczyła 240 000 zł ani w poprzednim, ani w bieżącym roku, a przy starcie w trakcie roku — limitu proporcjonalnego (art. 113 ust. 1 i 9); co wlicza się do tego limitu, opisujemy w tekście Co wlicza się do limitu zwolnienia z VAT;
albo wykonuje czynności zwolnione przedmiotowo z art. 43 ust. 1, np. usługi opieki medycznej (pkt 19) czy wynajem mieszkania na cele mieszkaniowe (pkt 36).

Tekst dotyczy wystawiania faktur. Pozostałe zmiany z 1 stycznia 2027 r. — kasy, numer KSeF w przelewie, tokeny — zebraliśmy w tekście KSeF od 1 stycznia 2027.

Czy zwolniony z VAT musi mieć KSeF?

Niczego nie zakładasz ani nie zgłaszasz. Według Ministerstwa Finansów każdy podmiot z NIP-em ma dostęp do KSeF, a przedsiębiorca będący osobą fizyczną dostaje w systemie uprawnienia właścicielskie automatycznie. Do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF logujesz się przez login.gov.pl: profilem zaufanym, aplikacją mObywatel, bankowością elektroniczną albo e-dowodem.

Odbierasz faktury w KSeF już teraz. Od 1 lutego 2026 r. faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF (art. 106gb ust. 1), a za otrzymaną uznaje się ją w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3) — także wtedy, gdy jej nie otworzysz. KSeF nie wysyła powiadomień, więc faktury od dostawców sprawdzasz sam albo przez program księgowy.

Od kiedy KSeF dla JDG zwolnionej z VAT jest obowiązkowy?

Ustawa nie robi wyjątku dla zwolnionych: „Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur” (art. 106ga ust. 1). Większość firm, w tym jednoosobowe działalności, objął ten obowiązek 1 kwietnia 2026 r., ale do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury papierowe albo PDF, jeżeli suma brutto takich faktur w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ust. 1). Prawo to tracisz od faktury, którą przekroczysz limit, i nie odzyskujesz go w kolejnych miesiącach (art. 145m ust. 2).

Do limitu wliczasz tylko faktury, które musiałyby trafić do KSeF — przede wszystkim faktury dla firm; faktur dla osób prywatnych nie liczysz. Dwa przykłady:

Lekarka na kontrakcie wystawia przychodni co miesiąc fakturę na 14 000 zł. Usługa jest zwolniona z VAT, ale już ta jedna faktura przekracza 10 000 zł, więc obowiązek KSeF dotyczy jej od kwietnia 2026 r.
Grafik zwolniony podmiotowo wystawia firmom dwie–trzy faktury miesięcznie, łącznie na ok. 6 000 zł. Do końca 2026 r. może wysyłać PDF-y, od 1 stycznia 2027 r. — tylko KSeF. Decyduje data wystawienia: faktura za grudzień wystawiona w styczniu powstaje już w KSeF.

Wyjątki od 2027 r. są wąskie. Poza KSeF zostają m.in. faktury dla osób prywatnych (art. 106ga ust. 2 pkt 4; w KSeF możesz je wystawić dobrowolnie) oraz faktury za usługi ubezpieczeniowe, pośrednictwo ubezpieczeniowe i część usług finansowych zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41, jeżeli dokumentujesz je fakturą o węższym zakresie danych (§ 2 pkt 4 rozporządzenia z 7 grudnia 2025 r., Dz.U. poz. 1740) — to ważne np. dla agentów ubezpieczeniowych.

Poselski projekt ustawy (druk nr 2321), który dla mikroprzedsiębiorców przedłużałby wystawianie faktur poza KSeF do końca 2027 r., od 13 marca 2026 r. czeka na pierwsze czytanie w Sejmie. To nie jest obowiązujące prawo.

Kiedy zwolniony z VAT musi wystawić fakturę?

Co do zasady tylko na żądanie nabywcy. Przy sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 43 ust. 1 albo art. 113 ust. 1 i 9 faktura nie jest obowiązkowa (art. 106b ust. 2) — także wtedy, gdy kupuje firma. Musisz ją wystawić, jeśli nabywca, firma albo osoba prywatna, zażąda jej w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałeś usługę, dostarczyłeś towar albo dostałeś zapłatę (art. 106b ust. 3 pkt 2). Za usługę wykonaną w styczniu 2027 r. żądanie wiąże Cię, jeśli klient zgłosi je do końca kwietnia 2027 r.

Termin wystawienia zależy od tego, kiedy klient poprosi (art. 106i ust. 6):

żądanie do końca miesiąca sprzedaży — fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca;
żądanie później — najpóźniej 15. dnia od dnia jego zgłoszenia.

Miejsce wystawienia zależy od nabywcy:

firma z NIP-em — od 1 stycznia 2027 r. w KSeF, bez względu na kwotę;
osoba prywatna — poza KSeF (papier, PDF) albo dobrowolnie w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4);
firma zagraniczna — w KSeF, a klientowi przekazujesz fakturę w uzgodniony sposób, oznaczoną kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5).

Wyjątek: usługa dla zagranicznej firmy, opodatkowana w kraju nabywcy (np. na podstawie art. 28b), nie jest w Polsce sprzedażą zwolnioną, więc fakturę za nią wystawiasz obowiązkowo, także bez żądania (art. 106a pkt 2 i art. 106b ust. 1 pkt 1).

Rachunek zamiast faktury: czy zwolniony z VAT może go wystawić?

Według Ministerstwa Finansów — nie. Rachunek reguluje Ordynacja podatkowa i wystawia się go, „jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury” (art. 87 § 1). Sprzedaż zwolniona z VAT ma w ustawie o VAT własną zasadę: fakturę na żądanie nabywcy.

W Podręczniku KSeF 2.0 (cz. II, pkt 1.3) MF pisze, że gdy zwolniony z własnej woli dokumentuje sprzedaż, „zawsze tym dokumentem będzie faktura”, bo „rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury”. Rachunek służy według MF co do zasady czynnościom, które nie podlegają VAT. Gdy więc klient z NIP-em prosi o fakturę, od 2027 r. dostaje ją w KSeF — rachunek jej nie zastąpi.

Jak wygląda faktura bez VAT w KSeF?

Faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną nie zawiera stawki ani kwoty podatku (art. 106e ust. 4 pkt 3), za to wskazuje podstawę zwolnienia (art. 106e ust. 1 pkt 19). W strukturze FA(3) zaznaczasz zwolnienie znacznikiem P_19 i wpisujesz podstawę w polu P_19A, np. „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” albo „art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT”. Sumę sprzedaży zwolnionej możesz podać w polu P_13_7, a przy pozycji wpisać „zw” — MF zaleca te pola, choć nie są obowiązkowe (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.4).

Przy zwolnieniu podmiotowym wystarczy węższy zakres danych z rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (§ 3 pkt 3): data i numer, nazwy i adresy stron, NIP sprzedawcy i NIP nabywcy, nazwa, ilość i cena jednostkowa oraz kwota należności (podstawę zwolnienia w KSeF i tak wpisujesz w P_19A, bo wymaga tego struktura FA(3)). Fakturę wystawisz bez płatnego programu: w Aplikacji Podatnika KSeF, w Aplikacji mobilnej KSeF albo w e-mikrofirmie w e-Urzędzie Skarbowym.

Co grozi za fakturę wystawioną poza KSeF od 2027 r.?

Od 1 stycznia 2027 r. w ustawie obowiązuje kara pieniężna z art. 106ni. Za fakturę bez VAT — a taką wystawia zwolniony — naczelnik urzędu skarbowego nakłada w drodze decyzji karę do 18,7% kwoty należności ogółem; za fakturę z VAT — do 100% podatku (art. 106ni ust. 1).

16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że kar nie będzie do 31 grudnia 2027 r. Resort sam pisze, że wydłużenie „wymaga zmian ustawowych”. Rządowy projekt takiej nowelizacji (UD477 w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów) przesuwa stosowanie kar z art. 106ni na 1 stycznia 2028 r.; 15 października 2026 r. zajmował się nim Stały Komitet Rady Ministrów, a do 17 października 2026 r. nie wpłynął do Sejmu. Dopóki nowelizacja nie zostanie uchwalona i ogłoszona, w ustawie kary obowiązują od 1 stycznia 2027 r. MF zaznacza też, że odroczenie kar „nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF”.

Co zrobić krok po kroku?

Policz faktury dla firm wystawione od kwietnia 2026 r. Jeśli w którymś miesiącu ich suma przekroczyła 10 000 zł, wystawiaj w KSeF już teraz.
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) i sprawdź, jakie faktury zakupowe już tam czekają.
Wybierz narzędzie do wystawiania: Aplikację Podatnika, Aplikację mobilną KSeF, e-mikrofirmę albo program zintegrowany z KSeF.
Uprzedź klientów-firmy, że od stycznia faktura przyjdzie przez KSeF na ich NIP. PDF możesz wysyłać dalej, ale jako wizualizację z kodem QR (art. 106gb ust. 5).
Ustal, kto wystawia: Ty czy biuro. Biuro, które ma pobierać albo wystawiać Twoje faktury, potrzebuje uprawnień w KSeF — jak je nadać, opisujemy w tekście Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego.
Za sprzedaż zwolnioną z VAT wystawiaj faktury, nie rachunki — tak wynika ze stanowiska MF w Podręczniku KSeF 2.0.
Ostatnią fakturę poza KSeF w ramach limitu wystawisz 31 grudnia 2026 r. (czwartek).

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.): art. 43 ust. 1, art. 106a pkt 2, art. 106b ust. 1 pkt 1, ust. 2 i 3, art. 106e ust. 1 pkt 19 i ust. 4 pkt 3, art. 106ga, art. 106gb ust. 1, 4 i 5, art. 106i ust. 6, art. 106na ust. 3, art. 106ni, art. 113 ust. 1 i 9, art. 145m.
Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598 ze zm.): art. 23; ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1203).
Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.): art. 87 § 1.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1979 ze zm.): § 3 pkt 2 i 3.
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. poz. 1740): § 2 pkt 4.
Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II (sierpień 2026 r.), pkt 1.3 i 2.4; „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” na ksef.podatki.gov.pl; komunikat z 16 września 2026 r. o odroczeniu kar.
Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (UD477, wykaz prac legislacyjnych Rady Ministrów) — projekt, stan na 17 października 2026 r.

Sprawdź u siebie

Jeśli prowadzimy Twoją księgowość, faktury sprzedażowe i zakupowe pobieramy z KSeF i ujmujemy w ewidencji w ramach abonamentu (§ 3 pkt 7 umowy), a wystawianie faktur w KSeF w Twoim imieniu możesz zlecić jako usługę dodatkową (§ 4 ust. 1 lit. h). Co robimy po naszej stronie i jak wystawisz fakturę w panelu klienta w aplikacji do księgowości, opisuje strona KSeF w JDG i małej firmie. Księgowość firmy zwolnionej z VAT prowadzimy od 149 zł + VAT miesięcznie na ryczałcie i od 199 zł + VAT na KPiR — zobacz ryczałt i księgowość JDG. Ile zostało Ci do limitu 240 000 zł, policzysz w kalkulatorze limitu zwolnienia z VAT.

Najczęstsze pytania

Czy zwolniony z VAT musi wystawiać faktury w KSeF od 2027 r.? Tak, jeśli wystawia fakturę dla firmy. Wyjątek dla faktur do 10 000 zł brutto miesięcznie obowiązuje tylko do 31 grudnia 2026 r. (art. 145m ustawy o VAT). Poza KSeF zostają m.in. faktury dla osób prywatnych.

Czy zwolniony z VAT musi wystawić fakturę firmie, która o nią nie prosi? Nie, jeśli sprzedaż jest zwolniona: faktura jest wtedy obowiązkowa tylko na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży (art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Jeśli wystawiasz ją bez żądania, firmie też wystawiasz ją w KSeF. Usługę dla zagranicznej firmy opodatkowaną w kraju nabywcy fakturujesz obowiązkowo (art. 106b ust. 1 pkt 1).

Czy zamiast faktury mogę wystawić rachunek? Według Ministerstwa Finansów nie: sprzedaż zwolnioną z VAT dokumentuje się fakturą, a rachunek z art. 87 Ordynacji podatkowej służy co do zasady czynnościom niepodlegającym VAT. Rachunek nie zastępuje faktury, o którą prosi klient.

Czy limit 10 000 zł liczy się od kwoty netto czy brutto? Od brutto, ale u zwolnionego to ta sama kwota, bo jego faktury nie zawierają VAT. Wliczasz tylko faktury, które musiałyby trafić do KSeF, czyli przede wszystkim faktury dla firm.

Czy grozi mi kara za fakturę wystawioną poza KSeF w 2027 r.? Według ustawy tak: do 18,7% kwoty należności z faktury bez VAT (art. 106ni). Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. odroczenie kar do końca 2027 r., ale rządowy projekt tej zmiany ustawy (UD477) do 17 października 2026 r. nie trafił do Sejmu, więc na razie obowiązuje termin z ustawy.

Stan prawny na 17 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.