Zmiana biura rachunkowego od stycznia 2027: kto zamyka rok

Kogo dotyczy ten tekst?

Właściciela jednoosobowej działalności na KPiR (skala, podatek liniowy) albo ryczałcie, który od 1 stycznia 2027 r. przenosi księgi do nowego biura. Zasady wspólne dla każdej zmiany biura — forma wypowiedzenia, odpowiedzialność za wcześniejsze lata, CEIDG, e-Doręczenia — opisujemy w tekście Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku. O spółkach — krótko w pytaniach na końcu.

Do kiedy wypowiedzieć umowę z biurem rachunkowym, żeby zmienić je od stycznia?

Okres i formę wypowiedzenia określa Twoja umowa, więc datę liczysz od końca: stara umowa ma się skończyć 31 grudnia 2026 r., a nowa obejmować okresy od stycznia 2027 r.

Przykład. Umowa przewiduje miesięczny okres wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie doręczone biuru do 30 listopada 2026 r. kończy ją 31 grudnia 2026 r. Doręczone 1 grudnia — dopiero 31 stycznia 2027 r., a wtedy stare biuro rozlicza jeszcze styczeń.

Przed wypowiedzeniem sprawdź w umowie cztery rzeczy ważne na przełomie roku:

czy biuro rozlicza ostatni miesiąc umowy, choć dokumenty za grudzień wysyła się dopiero w styczniu,
czy umowa obejmuje zeznanie roczne za rok, w którym się kończy — w abonamencie, za dopłatą albo wcale,
kiedy i w jakiej postaci biuro wyda dokumentację oraz do kiedy masz dostęp do jego programu i panelu klienta,
kto i kiedy odwołuje pełnomocnictwa.

Ustalenia zapisz — w wypowiedzeniu albo w odpowiedzi biura.

Kto zamyka rok 2026 po zmianie biura?

Ten, kto ma księgi za cały 2026 r., a jeśli działa za Ciebie — także ważne pełnomocnictwo w dniu wysyłki. Deklarację podpisuje podatnik albo jego pełnomocnik (art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej). Możliwe układy: stare biuro kończy cały 2026 r. z zeznaniem; stare rozlicza grudzień, a zeznanie przygotowuje nowe na podstawie przekazanych ksiąg; albo zeznanie składasz sam. Czynności są w każdym te same:

Co	Termin	Podstawa
Spis z natury na koniec roku (KPiR)	31 grudnia 2026 r.	§ 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia o KPiR
Składki ZUS i deklaracja rozliczeniowa (DRA) za grudzień	20 stycznia 2027 r.	art. 47 ust. 1 pkt 4 ustawy o sus
Zaliczka na PIT albo ryczałt za grudzień lub IV kwartał	20 stycznia 2027 r.	art. 44 ust. 6 ustawy o PIT, art. 21 ust. 1 i 1a ustawy o ryczałcie
JPK_V7M za grudzień albo JPK_V7K za IV kwartał (czynny podatnik VAT)	25 stycznia 2027 r.	art. 99 ust. 1–3 i art. 109 ust. 3b–3c ustawy o VAT
PIT-4R i PIT-11 do urzędu (gdy zatrudniasz)	1 lutego 2027 r.	art. 38 ust. 1a i art. 42g ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT
PIT-11 dla pracownika i zleceniobiorcy	1 marca 2027 r.	art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT
Zeznanie PIT-28, PIT-36 albo PIT-36L za 2026 r.	30 kwietnia 2027 r.	art. 45 ust. 1 i 1a pkt 2 ustawy o PIT, art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o ryczałcie
JPK_PKPIR albo JPK_EWP oraz JPK_ST za 2026 r. (gdy wysyłasz JPK_V7M)	30 kwietnia 2027 r.	art. 24a ust. 1e ustawy o PIT, art. 15 ust. 12 ustawy o ryczałcie
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2026 r.	20 maja 2027 r.	art. 81 ust. 2k–2l ustawy o świadczeniach

Terminy „do końca stycznia” i „do końca lutego” wypadają w 2027 r. w niedziele, więc przesuwają się na poniedziałki 1 lutego i 1 marca (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej). Pozostałe daty z tabeli to dni robocze.

Spis z natury sporządzasz i podpisujesz Ty (§ 21 ust. 2 rozporządzenia o KPiR) — także zerowy, gdy magazyn jest pusty (kiedy się go robi). Wpisuje się go do księgi za 2026 r., a w księdze na 2027 r. zastępuje spis na 1 stycznia (§ 20 ust. 2), więc potrzebują go oba biura.

Kto składa PIT za 2026 r. po zmianie biura?

Obowiązek złożenia zeznania ma podatnik (art. 45 ust. 1 ustawy o PIT, art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o ryczałcie), a biuro podpisuje je jako pełnomocnik. Zeznanie, roczne pliki JPK i roczne rozliczenie składki zdrowotnej obejmują cały 2026 r., więc kto je przygotowuje, potrzebuje danych ze wszystkich miesięcy:

Roczne pliki JPK za 2026 r. Kto w 2026 r. wysyła co miesiąc JPK_V7M, po raz pierwszy przesyła do urzędu księgę i ewidencję środków trwałych za ten rok — JPK_PKPIR i JPK_ST przy KPiR, JPK_EWP i JPK_ST przy ryczałcie — w terminie zeznania, czyli do 30 kwietnia 2027 r. (art. 66 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 października 2021 r.). Pozostali robią to po raz pierwszy za 2027 r. Od 16 czerwca 2026 r. pełnomocnictwo UPL-1 obejmuje też podpisywanie tych plików (art. 24a ust. 1g ustawy o PIT, art. 15 ust. 13a ustawy o ryczałcie).
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Wykazuje się je w dokumencie rozliczeniowym ZUS za miesiąc, w którym mija termin zeznania — za kwiecień 2027 r., składanym do 20 maja (art. 81 ust. 2k i 2ka ustawy o świadczeniach). Robi je więc ten, kto składa Twoje dokumenty ZUS za kwiecień 2027 r. — nowe biuro, jeśli prowadzi Ci ZUS od stycznia. Potrzebuje rocznego dochodu albo przychodu za 2026 r. i deklaracji ZUS za styczeń–grudzień 2026 r. (na skali i liniowym: luty 2026 r.–styczeń 2027 r., art. 81 ust. 2), bo dopłatę liczy się od sumy składek „wynikającej ze złożonych dokumentów” (art. 81 ust. 2j). Dopłatę wpłacasz w terminie składek za kwiecień (ust. 2l). Na skali i liniowym składkę zdrowotną za styczeń 2027 r. liczy się od dochodu z grudnia 2026 r. (ust. 2c), więc nowe biuro potrzebuje go już do rozliczenia ZUS za styczeń.
Zeznanie przygotowane przez nowe biuro. Potrzebna jest księga albo ewidencja przychodów za 2026 r., ewidencja środków trwałych i zestawienie wpłat podatku za 2026 r. — na skali i liniowym do zapłaty jest różnica między podatkiem z zeznania a sumą zaliczek (art. 45 ust. 4 pkt 1 i 3 ustawy o PIT).

Jakie pełnomocnictwa i uprawnienia w KSeF trzeba zmienić?

Nowemu biuru nadajesz je po podpisaniu z nim umowy — pełnomocnictwa i uprawnienia w KSeF mogą mieć w tym czasie oba biura. Staremu odbierasz je dopiero, gdy zakończy swoje czynności za 2026 r., tak jak ustaliliście w umowie albo w porozumieniu o przekazaniu.

Urząd skarbowy: UPL-1 i OPL-1. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie (UPL-1) składasz w urzędzie skarbowym albo elektronicznie (art. 80a § 2a i 2c Ordynacji podatkowej); jest zwolnione z opłaty skarbowej. W formularzu podajesz dane pełnomocnika (osoby fizycznej z biura) oraz daty „ważne od” i „ważne do” — bez daty końcowej pełnomocnictwo działa bezterminowo. Pełnomocnictwo staremu biuru odwołujesz zawiadomieniem OPL-1, w którym wpisujesz dzień, z którym przestaje działać.
ZUS: PEL i PEL-O. Pełnomocnictwa PEL udzielasz osobie fizycznej wskazanej przez nowe biuro — przez PUE/eZUS, pocztą albo w placówce ZUS. Staremu odwołujesz je formularzem PEL-O, w dowolnym momencie; odwołanie obejmuje wszystkie pełnomocnictwa udzielone tej osobie.
KSeF. W Aplikacji Podatnika KSeF wybierasz „Nadaj uprawnienie”, rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur” i NIP nowego biura. Zakres „przeglądanie faktur” pozwala biuru pobierać faktury, „wystawianie faktur” — wystawiać je za Ciebie. Dostęp obejmuje wszystkie Twoje faktury, także sprzed zmiany biura. Staremu biuru odbierasz uprawnienie w „Zarządzaj uprawnieniami” przyciskiem „Odbierz uprawnienie”. Jeśli jego program łączył się tokenem, unieważniasz go osobno na „Liście tokenów” — system nie robi tego sam nawet po odebraniu uprawnień.

Z końcem 2026 r. wygasają wyjątki z art. 145m i 145n ustawy o VAT: faktury poza KSeF przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie i faktury z kas rejestrujących. Co jeszcze zmienia się od stycznia, opisujemy w tekście KSeF od 1 stycznia 2027.

Jak przebiega przekazanie dokumentacji księgowej na przełomie roku?

Przy zmianie od stycznia nowe biuro nie przejmuje zapisów z bieżącego roku: sumy w księdze liczy się od początku roku (pkt 19 i 20 objaśnień do wzoru księgi), a jedynym zapisem z 2026 r. w księdze na 2027 r. jest spis z natury z 31 grudnia (§ 20 ust. 2). Ze starego biura muszą jednak trafić do Ciebie albo do nowego biura:

księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów za 2026 r. z sumami za cały rok,
ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych z odpisami za 2026 r. i narastająco (art. 22n ust. 2 pkt 9 ustawy o PIT), bo amortyzację kontynuuje nowe biuro; przy ryczałcie — wykaz środków trwałych,
pliki JPK_V7 za wszystkie miesiące 2026 r. z UPO, także za grudzień,
deklaracje ZUS za 2026 r. i zestawienie zapłaconych zaliczek na podatek,
zeznanie za 2026 r. i roczne pliki JPK z UPO, jeśli złożyło je stare biuro,
przy pracownikach: PIT-11 i PIT-4R za 2026 r., listy płac i akta osobowe.

Odbiór potwierdź protokołem z datą i wykazem pozycji. Zanim wygaśnie Twój dostęp do programu i panelu klienta starego biura, pobierz z nich dokumenty i wysłane pliki.

Kiedy zmienić formę opodatkowania na 2027 r.?

Zmiana biura nie zmienia formy opodatkowania — dotychczasowy wybór obowiązuje w kolejnych latach, dopóki nie złożysz nowego oświadczenia (art. 9a ust. 2b ustawy o PIT, art. 9 ust. 1b ustawy o ryczałcie). Oświadczenie o wyborze podatku liniowego albo ryczałtu, albo o rezygnacji z nich, składasz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód w 2027 r., a gdy pierwszy przychód przypadnie w grudniu — do końca roku (art. 9a ust. 2 ustawy o PIT, art. 9 ust. 1 ustawy o ryczałcie). Przy pierwszym przychodzie w styczniu termin wypada 20 lutego 2027 r., w sobotę, więc przesuwa się na poniedziałek 22 lutego (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej). Oświadczenie można złożyć przez CEIDG (art. 9a ust. 2c, art. 9 ust. 1c). Opisujemy termin, a nie to, którą formę wybrać — w tym pomaga doradca podatkowy.

Co zrobić krok po kroku

Do połowy listopada 2026 r. sprawdź w umowie ze starym biurem cztery punkty z listy.
W terminie z umowy wyślij wypowiedzenie i zapisz, kto wykonuje każdą pozycję z tabeli.
Zawrzyj umowę z nowym biurem od stycznia 2027 r. i nadaj mu UPL-1, PEL i uprawnienie w KSeF.
31 grudnia sporządź i podpisz spis z natury (KPiR), a kopię daj obu biurom.
Po 25 stycznia sprawdź potwierdzenia wysyłki za grudzień i odbierz dokumentację za 2026 r. protokołem.
Do 30 kwietnia 2027 r. sprawdź UPO zeznania i — przy JPK_V7M — rocznych plików JPK.
Gdy stare biuro zakończy czynności za 2026 r., złóż OPL-1 i PEL-O, odbierz mu uprawnienie w KSeF i unieważnij ewentualny token jego programu.
Do 20 maja 2027 r. — roczne rozliczenie składki zdrowotnej w dokumentach ZUS za kwiecień.

Podstawa prawna

Ustawa o PIT (Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.): art. 9a ust. 2–2c, art. 22n ust. 2, art. 24a ust. 1e i 1g, art. 38 ust. 1a, art. 42g ust. 1, art. 44 ust. 6, art. 45 ust. 1, 1a i 4.
Ustawa o ryczałcie (Dz.U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.): art. 9 ust. 1–1c, art. 15 ust. 1, 12 i 13a, art. 21 ust. 1, 1a i 2.
Ustawa z 29 października 2021 r. zmieniająca ustawę o PIT (Dz.U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.): art. 66 ust. 1 i 2.
Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.): art. 12 § 5, art. 80a § 1, 2a i 2c.
Ustawa o VAT (Dz.U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.): art. 99 ust. 1–3, art. 109 ust. 3b–3c, art. 145m, art. 145n.
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 199 ze zm.): art. 47 ust. 1 pkt 4.
Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej (Dz.U. z 2025 r. poz. 1461 ze zm.): art. 81 ust. 2, 2c i 2j–2l.
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2025 r. poz. 1299): § 20, § 21 ust. 2, pkt 19–20 objaśnień.
Rozporządzenie w sprawie wzorów pełnomocnictw do podpisywania deklaracji (Dz.U. z 2018 r. poz. 562): wzory UPL-1 i OPL-1.
Ustawa o rachunkowości (Dz.U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.): art. 52 ust. 1; ustawa o CIT (Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.): art. 9 ust. 1c, art. 27 ust. 1.

Sprawdź u siebie

Jeśli od stycznia 2027 r. księgi ma prowadzić NASZKIEWICZ, w umowie wpisujemy styczeń 2027 r. jako pierwszy okres rozliczeniowy; za okresy wcześniejsze nie odpowiadamy (§ 5 ust. 1 umowy w wersji 2026.8). Pełnomocnictw i uprawnień z załącznika nr 2 — UPL-1, KSeF, PEL, dostęp do e-Urzędu Skarbowego — udzielasz w 7 dni od zawarcia umowy (§ 6 ust. 1), a ewidencję środków trwałych i dane o stratach z lat ubiegłych przekazujesz w 14 dni (§ 5 ust. 3) — e-mailem albo przez panel klienta w aplikacji do księgowości (§ 7 ust. 1). Twoje deklaracje ZUS DRA i roczne rozliczenie składki zdrowotnej w dokumentach za kwiecień są w abonamencie (§ 3 pkt 6 i 11), podobnie jak zeznanie za 2027 r., jeśli umowa trwa do końca roku (§ 3 pkt 10). Zeznanie za 2026 r. to usługa dodatkowa na osobne zlecenie, według cennika (§ 4 ust. 1 lit. b).

Abonament: ryczałt od 149 zł netto / mies., KPiR od 199 zł netto / mies. — cenę dla swojej liczby dokumentów policzysz w kalkulatorze: Sprawdź cenę. Zakres obsługi opisuje strona księgowość JDG.

Najczęstsze pytania

Czy stare biuro musi złożyć mój PIT za 2026 r.? Tylko jeśli tak stanowi Twoja umowa z nim albo osobne zlecenie. Obowiązek złożenia zeznania ma podatnik (art. 45 ust. 1 ustawy o PIT), więc bez takich ustaleń zeznanie składasz sam albo zlecasz je nowemu biuru.

Do kiedy trzeba złożyć PIT-28, PIT-36 i PIT-36L za 2026 r.? Do 30 kwietnia 2027 r. To piątek, więc termin się nie przesuwa. Zeznanie złożone przed 15 lutego uznaje się za złożone 15 lutego 2027 r. (art. 45 ust. 1 ustawy o PIT, art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o ryczałcie).

Czy zmiana biura od stycznia zmienia formę opodatkowania? Nie. Dotychczasowa forma obowiązuje, dopóki nie złożysz oświadczenia o zmianie (art. 9a ust. 2b ustawy o PIT, art. 9 ust. 1b ustawy o ryczałcie); przy pierwszym przychodzie w styczniu 2027 r. — do 22 lutego 2027 r.

Czy w spółce z o.o. zmiana biura od stycznia wygląda tak samo? Zasada jest ta sama, ale zamknięcie roku trwa dłużej: sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości), zeznanie CIT składa się do końca trzeciego miesiąca roku następnego (art. 27 ust. 1 ustawy o CIT), a spółka wysyłająca JPK_V7M przesyła księgi za 2026 r. do końca siódmego miesiąca po roku podatkowym (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT, art. 66 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 października 2021 r.).

Stan prawny na 17 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.