Czy spis z natury trzeba zrobić, gdy magazyn jest pusty?

W skrócie: zerowy spis z natury sporządzasz, jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, a na dzień spisu nie masz towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków ani odpadów — pusty magazyn nie zwalnia z obowiązku, bo § 20 ust. 1 rozporządzenia o KPiR nie przewiduje wyjątku dla firm bez zapasów. Najbliższy obowiązkowy spis na koniec roku robisz na 31 grudnia 2026 r. i wpisujesz do księgi jego wartość 0,00 zł, a sam dokument przechowujesz w dokumentacji firmy, bez składania w urzędzie skarbowym. Ryczałtowiec spisu z natury co do zasady nie robi, a czynny podatnik VAT, który zamyka firmę, sporządza dodatkowo osobny spis dla VAT (art. 14 ustawy o VAT).

Kto musi zrobić zerowy spis z natury?

Spis z natury to obowiązek osoby, która prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Rozporządzenie o KPiR, obowiązujące od 1 stycznia 2026 r., każe go sporządzić i wpisać do księgi na stałe daty i przy określonych zdarzeniach, np. likwidacji działalności (§ 20 ust. 1). Obowiązek nie zależy od tego, czy masz cokolwiek na stanie, a rozporządzenie nie zawiera wyjątku dla firm usługowych.

Serwis biznes.gov.pl mówi to wprost przy starcie firmy: jeśli nie masz żadnych składników do spisu na dzień rozpoczęcia działalności, „to i tak musisz przygotować zerowy spis z natury”, a w księdze wpisujesz „0 zł” jako pierwszy wpis. Przy spisie na koniec roku dodaje, że wartość remanentu 0 zł również trzeba wpisać do księgi.

Spisu z natury do KPiR nie robią osoby, które tej księgi nie prowadzą, w tym podatnicy opłacający podatek dochodowy w formach zryczałtowanych (art. 24a ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT) — wyjątki dla nich opisujemy niżej. Tekst nie dotyczy firm na księgach rachunkowych — te przeprowadzają inwentaryzację (art. 26 ustawy o rachunkowości).

Pusty magazyn, a spis nie wychodzi na zero

Spis zerowy odpowiada stanowi faktycznemu tylko wtedy, gdy na dzień spisu nie masz żadnego ze składników z § 20 ust. 1: towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Trzy sytuacje łatwo przeoczyć:

• Towary poza Twoim lokalem. Spis obejmuje też towary, które są Twoją własnością, ale w dniu spisu znajdują się poza zakładem, na przykład w magazynie firmy wysyłającej Twoje paczki. Cudze towary, które stoją u Ciebie, ujmujesz tylko ilościowo, z podaniem właściciela, bez wyceny (§ 21 ust. 3).
• Niedokończone usługi i roboty. Rozporządzenie zalicza do produkcji niezakończonej także „wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem” (§ 2 pkt 1 lit. e). Przy działalności usługowej i budowlanej wycenia się ją według kosztów wytworzenia, nie niżej niż koszt zużytych materiałów bezpośrednich (§ 22 ust. 3).
• Materiały kupione na zapas. Materiały i towary, które kupiłeś i wpisałeś w kolumnie 12 księgi, a 31 grudnia nadal je masz, wchodzą do spisu.

Do spisu nie wpisujesz natomiast wyposażenia ani środków trwałych, czyli na przykład laptopa, mebli czy samochodu.

Przykład. Prowadzisz sklep internetowy na KPiR. Spis na 1 stycznia 2026 r. wynosił 0 zł. W grudniu kupujesz towar za 4 000 zł i wpisujesz go w kolumnie 12. 31 grudnia cały towar leży w magazynie firmy, która wysyła Twoje paczki, więc u Ciebie półki są puste. Spis na 31 grudnia 2026 r. wynosi jednak 4 000 zł, bo obejmuje Twoje towary poza zakładem (§ 21 ust. 3). Wydatki na towary liczysz w kosztach 2026 r. tak: 0 zł + 4 000 zł − 4 000 zł = 0 zł (pkt 22 objaśnień do wzoru księgi). Spis zerowy zawyżyłby więc koszty 2026 r. o 4 000 zł. Spis z 31 grudnia staje się spisem na początek 2027 r., więc te 4 000 zł wejdą do rachunku kosztów 2027 r. To samo mówi art. 24 ust. 2 ustawy o PIT: gdy remanent końcowy jest wyższy od początkowego, różnica zwiększa dochód.

Jaki jest termin spisu z natury na koniec 2026 roku?

Spis sporządzasz na koniec każdego roku podatkowego (§ 20 ust. 1), czyli najbliższy na 31 grudnia 2026 r. Na 1 stycznia 2027 r. nie robisz osobnego dokumentu: do księgi nowego roku wpisujesz spis z 31 grudnia (§ 20 ust. 2).

Pozostałe dni, na które rozporządzenie wymaga spisu (§ 20 ust. 1):

• 1 stycznia, jeśli nie sporządziłeś spisu na koniec poprzedniego roku,
• dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku,
• utrata w ciągu roku prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym,
• zmiana wspólnika albo proporcji udziałów wspólników,
• likwidacja działalności.

Do księgi wpisujesz też spis, który sporządzasz za okresy miesięczne, i spis, który zarządził naczelnik urzędu skarbowego (§ 20 ust. 3).

Termin ma także wycena: składniki objęte spisem wyceniasz najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia zakończenia spisu (§ 22 ust. 7), materiały i towary handlowe według cen zakupu lub nabycia albo według niższych cen rynkowych z dnia spisu (§ 22 ust. 1). Przy spisie zerowym nie ma czego wyceniać.

Co zawiera zerowy spis z natury

Przepisy nie dają urzędowego wzoru spisu. Minimalną treść określa § 21 ust. 2: imię i nazwisko właściciela (nazwa firmy), data sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza, szczegółowe określenie składników, jednostka miary, ilość, cena za jednostkę, wartość, łączna wartość spisu, klauzula „Spis zakończono na pozycji …” i podpis właściciela zakładu (wspólników). Spis sporządza się w sposób staranny i trwały (§ 21 ust. 1).

W spisie zerowym te dane mieszczą się w jednej pozycji: brak składników podlegających spisowi, ilość 0, wartość 0,00 zł, łączna wartość spisu 0,00 zł i klauzula „Spis zakończono na pozycji 1”. Tak zbudowany jest dokument z naszego generatora zerowego spisu z natury: dane firmy pobiera z rejestru GUS po NIP, a PDF zawiera też oświadczenie, że na dzień spisu nie masz składników podlegających spisowi, i miejsce na podpis. Spisu z pozycjami, z ilością, ceną i wartością każdego składnika, generator nie przygotowuje.

Co wpisać w KPiR po spisie z natury?

Do księgi wpisujesz wartość sporządzonego spisu (§ 22 ust. 6), przy spisie zerowym 0,00 zł. Wzór księgi nie ma na spis osobnej kolumny. Według biznes.gov.pl spis na koniec roku wpisujesz w ostatniej pozycji księgi, po podsumowaniu kolumn, a ten sam spis jest pierwszą pozycją księgi następnego roku.

Wartość spisu wchodzi do rachunku kosztów roku. Objaśnienia do wzoru księgi (pkt 22) każą liczyć koszty tak: spis na początek roku plus zakupy towarów i materiałów (kolumny 12 i 13), minus spis na koniec roku, plus wydatki z kolumny 16 (wynagrodzenia i pozostałe wydatki). Gdy oba spisy wynoszą 0 zł, koszty to suma kolumn 12, 13 i 16. Spis zerowy nie zmienia więc dochodu; zmienia go dopiero spis z wartością, jak w przykładzie wyżej.

Samego spisu nie wysyłasz do urzędu skarbowego. Według biznes.gov.pl spisu nie przekazuje się do urzędu, ale trzeba go przechowywać i okazać na żądanie kontroli. Jeśli w trakcie roku zmieniasz biuro rachunkowe, spis na początek roku jest jednym z dokumentów, które odbierasz od poprzedniego biura — listę minimum podaliśmy w tekście o zmianie biura rachunkowego w trakcie roku.

Czy ryczałtowiec robi spis z natury?

Co do zasady nie. Ryczałtowiec nie prowadzi KPiR (art. 24a ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT), a ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym wymienia jego obowiązki: posiadanie i przechowywanie dowodów zakupu towarów, wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję przychodów (art. 15 ust. 1). Spisu z natury nie ma wśród nich ani w rozporządzeniu o ewidencji przychodów.

Spis pojawia się na styku ryczałtu i KPiR:

• Utrata prawa do ryczałtu w trakcie roku. Rozporządzenie o KPiR wymaga wtedy spisu (§ 20 ust. 1).
• Przejście z ryczałtu na KPiR od 1 stycznia. Sporządzasz spis na 1 stycznia. Zwolnienie z § 20 ust. 2 dotyczy tylko kogoś, kto zrobił spis na koniec poprzedniego roku, a jako ryczałtowiec nie miałeś takiego obowiązku.
• Przejście z KPiR na ryczałt. Formy opodatkowania nie zmienisz w trakcie roku, a przed zmianą zamykasz KPiR i robisz spis z natury (biznes.gov.pl). To spis na koniec ostatniego roku na KPiR.
• Likwidacja firmy na ryczałcie. Sporządzasz wykaz składników majątku na dzień likwidacji (art. 20 ust. 6 ustawy o ryczałcie w związku z art. 24 ust. 3a ustawy o PIT), a nie spis z natury.

Opisujemy obowiązki przy każdej formie opodatkowania, a nie to, którą wybrać.

Czy przy zawieszeniu lub likwidacji firmy robisz spis z natury?

Zawieszenie. Samo zawieszenie nie jest dniem spisu, bo nie ma go na liście w § 20 ust. 1. W czasie zawieszenia przedsiębiorca „wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa” (art. 25 ust. 2 pkt 5 Prawa przedsiębiorców), a biznes.gov.pl przypomina, że KPiR prowadzisz dalej i że jeśli okres zawieszenia obejmuje 1 stycznia albo koniec roku podatkowego, przeprowadzasz spis z natury. W VAT zawieszenie spisu nie uruchamia: przepis o spisie po co najmniej 10 miesiącach bez czynności opodatkowanych nie dotyczy podatników, którzy zawiesili działalność na podstawie przepisów o zawieszeniu (art. 14 ust. 3 ustawy o VAT).

Likwidacja w KPiR. Na dzień likwidacji sporządzasz spis z natury (§ 20 ust. 1). Biznes.gov.pl pisze, że spis powinien być ostatnim wpisem w KPiR, nawet jeśli wynosi 0. Na innej stronie ten sam serwis podaje, że spisu nie musisz sporządzać, jeśli świadczyłeś usługi niematerialne i nie wykorzystywałeś towarów ani materiałów. Rozporządzenie takiego wyjątku nie zawiera, a spis zerowy nie zmienia dochodu.

Do tego dochodzi wykaz składników majątku na dzień likwidacji, m.in. z datą nabycia, wydatkami na nabycie, wartością początkową i sumą odpisów amortyzacyjnych (art. 24 ust. 3a ustawy o PIT). Wykaz obejmuje także środki trwałe i wyposażenie, np. samochód czy laptop, więc pusty magazyn nie oznacza pustego wykazu. Wykazu nie przekazujesz do urzędu skarbowego.

Likwidacja a VAT. Jeśli jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT i zaprzestajesz działalności, sporządzasz osobny spis z natury dla VAT na dzień zaprzestania (art. 14 ust. 1 pkt 2 i ust. 5 ustawy o VAT). Obejmuje on towary własnej produkcji i towary, które po nabyciu nie były przedmiotem dostawy, jeśli w stosunku do nich przysługiwało Ci prawo do odliczenia VAT (art. 14 ust. 4). Informację o spisie, wartości towarów i kwocie podatku składasz najpóźniej w dniu złożenia deklaracji za okres obejmujący dzień zaprzestania (art. 14 ust. 5). Od 1 stycznia 2027 r. ten przepis brzmi inaczej: informację o kwocie podatku wynikającej ze spisu wykazuje się w deklaracji za okres obejmujący dzień zaprzestania (ustawa z 4 września 2026 r., Dz.U. poz. 1270). Spis dla VAT nie dotyczy podatników zwolnionych na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (art. 14 ust. 2). Jak działa to zwolnienie i limit 240 000 zł, opisaliśmy w tekście o limicie zwolnienia z VAT. Generator przygotowuje spis do KPiR, nie spis dla VAT.

Co zrobić krok po kroku

1. Sprawdź, czy prowadzisz KPiR. Na ryczałcie spis robisz tylko w sytuacjach opisanych wyżej.
2. Na 31 grudnia 2026 r. sprawdź stan: towary i materiały u siebie i poza firmą, wyroby gotowe, niedokończone usługi i roboty, braki i odpady. Wyposażenia i środków trwałych nie liczysz.
3. Jeśli nic z tego nie masz, sporządź spis zerowy: jedna pozycja o wartości 0,00 zł, łączna wartość 0,00 zł, klauzula „Spis zakończono na pozycji 1” i Twój podpis.
4. Jeśli coś masz, spisz każdy składnik z ilością, ceną i wartością, a wyceny dokonaj najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu.
5. Wpisz wartość spisu do księgi jako ostatnią pozycję 2026 r.; ten sam spis otwiera księgę 2027 r.
6. Przechowuj spis z dokumentacją księgową, do urzędu go nie wysyłasz.
7. Jeśli zamykasz firmę i jesteś czynnym podatnikiem VAT, przygotuj osobno spis dla VAT, a w każdym przypadku wykaz składników majątku.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 1299): § 2 pkt 1, § 3, § 20, § 21, § 22 ust. 1, 3, 6 i 7, załącznik (wzór księgi, objaśnienia pkt 10 i 22).
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.): art. 24 ust. 2 i 3a, art. 24a ust. 3 pkt 1, art. 44 ust. 2.
• Ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.): art. 15 ust. 1, art. 20 ust. 6.
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. poz. 1294).
• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.): art. 14 ust. 1–5, art. 113 ust. 1 i 9; ustawa z 4 września 2026 r. zmieniająca m.in. ustawę o VAT (Dz.U. poz. 1270): art. 1 pkt 3, art. 9.
• Ustawa z 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.): art. 25 ust. 2 pkt 5.
• biznes.gov.pl: strony o prowadzeniu PKPiR (aktualizacja 5 maja 2026 r.) oraz o księgowości (4 lipca 2026 r.) i podatkach dochodowych (4 maja 2026 r.) przy zawieszeniu i likwidacji działalności.

Sprawdź u siebie

Jeśli na 31 grudnia 2026 r. nie masz nic na stanie, spis zerowy przygotujesz w generatorze zerowego spisu z natury: dane firmy pobierzesz z GUS po NIP, wybierzesz powód i dzień spisu, a PDF podpiszesz i dołączysz do dokumentacji. Spis z pozycjami i wpis do księgi to część prowadzenia KPiR. Jeśli chcesz, żeby zajmowało się tym biuro, zobacz, jak prowadzimy księgowość JDG na KPiR — od 199 zł netto / mies.

Najczęstsze pytania

Czy zerowy spis z natury robię też na dzień rozpoczęcia działalności? Tak, jeśli prowadzisz KPiR. Rozporządzenie wymaga spisu na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku (§ 20 ust. 1), a biznes.gov.pl pisze, że bez składników do spisu przygotowujesz spis zerowy i wpisujesz „0 zł” jako pierwszy wpis w księdze.

Czy spis z natury muszę podpisać, jeśli księgę prowadzi biuro rachunkowe? Tak. Spis zawiera podpis właściciela zakładu albo wspólników (§ 21 ust. 2), a rozporządzenie nie przewiduje wyjątku od tego wymogu, gdy księgę prowadzi w Twoim imieniu biuro rachunkowe.

Czy mogę robić spis z natury co miesiąc? Tak. Spis sporządzany za okresy miesięczne też wpisujesz do księgi (§ 20 ust. 3), a dochód do zaliczki na podatek ustalasz wtedy według zasad z art. 24 ust. 2 ustawy o PIT, czyli z uwzględnieniem różnicy remanentów (art. 44 ust. 2).

Czy o spisie z natury trzeba zawiadomić urząd skarbowy? Rozporządzenie o KPiR, które obowiązuje od 1 stycznia 2026 r., nie przewiduje zawiadamiania urzędu o spisie. Spis przechowujesz i okazujesz na żądanie w czasie kontroli — tak opisuje to biznes.gov.pl.

Stan prawny na 9 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.